ÜLEVAADE | Kriisijuhtimine projektipõhistes organisatsioonides?

Projektipõhised organisatsioonid (PBO) on ajutised organisatsioonid, mis loodi konkreetsete ja sageli keeruliste projektide teostamiseks. Olgu selleks tehnoloogiaarendus, suur ehitusprojekt või keeruline teadusprojekt, kriisid – ootamatud ja kõrge mõjuga sündmused – võivad ohustada nende edukust. Millised on aga tõhusad viisid kriisidega toimetulekuks?

Artiklis Crisis Management Process for Project-Based Organizations¹ esitatud kriisijuhtimise mudel vastab sellele küsimusele, pakkudes viit peamist elementi, mis moodustavad tugeva ja tervikliku kriisijuhtimise protsessi.

Kriisijuhtimise Elemendid PBO-des

Iftikhar et al. (2023) jagavad kriisijuhtimise protsessi viieks põhielemendiks: situatsiooni mõistmine, otsuste tegemine, reageerimine, tulemuste hindamine ja õppimine. Allpool selgitame, mida iga element tähendab ja kuidas need PBO-de kontekstis omavahel seotud on.

Kriisi mõistmine algab informatsiooni kogumisest ja tõlgendamisest. Selle etapi olulisus seisneb selles, et kriisi kiire ja täpne mõistmine määrab suuresti, millised otsused järgnevad. Situatsiooni mõistmine ei tähenda ainult informatsiooni kogumist, vaid ka selle tõlgendamist viisil, mis aitab organisatsioonil kiirelt aru saada, milles kriis seisneb ja millised on võimalikud mõjud.

Iftikhar et al. (2023, pp. 101-106) rõhutavad, et tõhusa kriisijuhtimise alus on õigete andmete kogumine ja nende kiire töötlemine. PBO-d peavad sageli tegutsema ebapiisava informatsiooni tingimustes. Informatsiooni puudujääk või valed tõlgendused võivad viia ekslike otsusteni, mis omakorda süvendavad kriisi (ibid., p. 107).

Kriiside ajal tuleb otsused teha kiiresti ja täpselt, sest viivitamine või ekslikud valikud võivad olukorda halvendada. Artikli autorid märgivad, et PBO-d, erinevalt püsiorganisatsioonidest, vajavad otsustusprotsessis erilise tähelepanu pööramist ajasurvele ja ebakindlusele (ibid., pp. 108-110). Kvaliteetsete otsuste tegemine eeldab, et juhid suudaksid hinnata ja kasutada olemasolevat informatsiooni võimalikult kiiresti, kuid seejuures tõhusalt. PBO-des peaksid projektijuhid harjutama otsustamisoskusi ja arendama võimekust teha kiireid, kuid samas täpseid otsuseid, et kriisidega edukalt toime tulla.

Reageerimine on kriisi juhtimise üks peamisi etappe, kus otsused viiakse ellu. Artiklis rõhutatakse, et kuigi PBO-d võiksid teoreetiliselt kasutada nii proaktiivseid kui ka reaktiivseid strateegiaid, on kriiside ootamatuse tõttu sageli vajalik reaktiivne lähenemine(Iftikhar et al., 2023, p. 111). Reaktiivne reageerimine tähendab, et organisatsioonid peavad olema valmis tegutsema ilma pikaajaliste plaanideta ja kohanema kiiresti muutuva olukorraga. Kriisijuhtimise tulemus võib olla kas edu või ebaõnnestumine. Oluline on mõista, et tulemus sõltub kriisijuhtimise kvaliteedist – kuidas otsuseid tehti, kui kiiresti reageeriti ja milliseid ressursse kasutati. Autorid toovad välja, et tõhus tulemustehindamine annab võimaluse organisatsioonil hinnata oma edukust ja analüüsida tehtud vigu (ibid., p. 112).

Õppimine on artiklis selgelt välja toodud kui kriisijuhtimise võtmeelement, mis aitab PBO-del parandada tulevasi kriisijuhtimise protsesse. Iftikhar et al. (2023, p. 113) rõhutavad, et iga kriis annab väärtuslikke õppetunde, mis tuleb süsteemselt koguda ja levitada organisatsioonis, et edaspidi sarnaseid vigu vältida. Kuigi kriisid on sageli negatiivsed kogemused, võivad need, kui neist õpitakse, aidata organisatsioonidel oma protsesse täiustada ja tulevasteks kriisideks paremini valmistuda.

Artikli tugevused

Artikli peamine tugevus seisneb selle terviklikus kriisijuhtimise mudelis (vt joonis 1), mis hõlmab kõiki olulisi elemente ja aitab projektipõhistel organisatsioonidel (PBO-del) kriisidele tõhusalt reageerida ja saadud kogemustest õppida (ibid., p. 106). See raamistik pakub selget ja struktureeritud lähenemisviisi, mis toetab PBO-de võimet tulla toime ootamatute ja kõrge mõjuga sündmustega. Lisaks rõhutavad autorid, et kriisijärgne õppimine on kriisijuhtimise lahutamatu osa ning toovad välja, et organisatsioonid, kes koguvad ja rakendavad saadud õppetunde, saavutavad tulevikus paremaid tulemusi (ibid., p. 113). See teadmine annab PBO-dele olulise eelise, aidates neil õppida mineviku vigadest ja parandada oma kriisijuhtimise protsesse.

Artikkel seob kriisijuhtimise dünaamilise võimekuse teooriaga, selgitades, kuidas PBO-d saavad oma võimeid ümber kujundada ja täiustada vastavalt muutuvatele keskkondadele (ibid., pp. 104-105). See teoreetiline lähenemine annab põhjalikuma ülevaate sellest, kuidas organisatsioonid suudavad pidevalt kohaneda ja säilitada konkurentsivõimet. Artikkel on kasulik ka projektijuhtidele, kuna see pakub selgitusi ja praktilisi juhiseid, milliseid oskusi on vaja kriisideks valmistumiseks, nagu kiire otsustamine ja informatsiooni tõhus kogumine (ibid., p. 109). See aitab projektijuhtidel arendada kriisidega toimetulekuks vajalikke oskusi ja strateegiaid.

Artikli üheks väärtuseks on ka selle innovaatiline lähenemine, mis keskendub spetsiaalselt PBO-dele. See on oluline, kuna senine kirjandus on suuresti keskendunud traditsioonilistele püsiorganisatsioonidele ja jätnud PBO-de spetsiifilised vajadused tagaplaanile (ibid., pp. 101-103). Seetõttu on artiklis esitatud käsitlus PBO-de jaoks oluline samm edasi, pakkudes väärtuslikku teadmistebaasi ja praktilist juhendit, mis aitab neil paremini mõista ja juhtida kriisiolukordi.

Joonis 1. Projektipõhiste organisatsioonide Kriisijuhtimise protsessi mudel (Iftikhar et al., 2023, p. 106).

Artikli puudused

Artiklis esitatud kriisijuhtimise mudel on kontseptuaalne ja vajab empiirilist testimist, et kinnitada selle praktilist rakendatavust (Iftikhar et al., 2023, p. 115). Kuigi autorid pakuvad terviklikku raamistikku, on selle edukas rakendamine erinevates kontekstides veel tõestamata, mis tähendab, et empiirilised uuringud on vajalikud, et kinnitada mudeli tõhusust praktikas. Lisaks puudub artiklis piisav käsitlus, kuidas kriisijuhtimise strateegiaid tuleks kohandada eri tööstusharudes ja projektitüüpides. See piirab mudeli üldist rakendatavust, kuna eri tööstusharudel on unikaalsed vajadused ja väljakutsed, mis võivad nõuda spetsiifilisi lähenemisviise (ibid., p. 114).

Artikli üheks kitsaskohaks on ka teooriate piiratud kasutamine. Kuigi dünaamilise võimekuse teooria on hästi rakendatud, võiks sotsiaal-ökoloogiliste ja organisatsioonikäitumise teooriate kaasamine pakkuda põhjalikumat arusaama, kuidas PBO-d kriisidega tõhusamalt toime tulevad (ibid., p. 104). Lisaks sellele ei ole artiklis süvitsi käsitletud eri tüüpi kriiside juhtimist, näiteks tehniliste ja sotsiaalsete kriiside eristamist. Selle detaili puudumine piirab mudeli rakendatavust olukordades, kus kriisi tüüp mängib olulist rolli sobivate strateegiate valikul (ibid., p. 103).

Veel üheks puudujäägiks on õppimise süsteemse rakendamise meetodite puudumine. Kuigi artiklis rõhutatakse õppimise tähtsust kriisijuhtimise osana, jääb puudu selge juhis selle kohta, kuidas kriisist saadud õppetunde organisatsioonis tõhusalt kasutada ja levitada. See on oluline aspekt, mis aitaks organisatsioonidel tulevikus sarnaseid kriise vältida ja oma võimekust suurendada (ibid., p. 113).

Kokkuvõte

Kokkuvõttes pakub Crisis Management Process for Project-Based Organizations artikkel head ülevaadet sellest, kuidas PBO-d saavad tõhusalt juhtida kriise ja õppida nendest. Terviklik mudel, mis hõlmab situatsiooni mõistmist, otsuste tegemist, reageerimist, tulemuste hindamist ja õppimist, pakub praktilist ja teoreetilist kasu nii projektijuhtidele kui ka teadlastele.

Kriisid on vältimatud, kuid nende oskuslik juhtimine ja nendest õppimine aitab PBO-del püsida tugevana ja valmis tulevasteks väljakutseteks. Tavalugeja, kes ei pruugi olla kriisijuhtimise ekspert ega töötada PBO-s, võib sellest artiklist õppida mitmeid kasulikke põhimõtteid ja oskusi, mida igapäevaelus rakendada. Siin on mõned olulised õppetunnid, mida lugeja võiks endale üle võtta:

Kiire ja tõhus otsustamine: kriisijuhtimise põhimõtted, nagu kiire ja täpne otsustamine, on kasulikud mitte ainult projektijuhile, vaid ka kõigile, kes seisavad silmitsi igapäevaste probleemidega. Kui tekib ootamatu olukord, aitab kiire ja läbimõeldud tegutsemine minimeerida negatiivseid tagajärgi.
Õppimine kogemustest: artikli rõhuasetus kriisijärgsele õppimisele on oluline ka isiklikul tasandil. Iga probleem või väljakutse on võimalus õppida ja vältida samade vigade kordamist tulevikus. See aitab parandada võimet kohaneda ja arendada paremaid lahendusi.
Informatsiooni kogumine ja mõistmine: hea kriisijuhtimine algab olukorra mõistmisest ja informatsiooni kogumisest. Sama põhimõtet saab rakendada ka igapäevaelus, kus keerulistes olukordades on oluline koguda piisavalt teavet, et teha parim võimalik otsus.
Adaptsioonivõime arendamine: dünaamilise võimekuse teooria õpetus, et organisatsioonid peavad pidevalt oma võimeid arendama ja kohandama, on rakendatav ka üksikisiku tasandil. Elu muutuvates olukordades, näiteks tööalased muutused või isiklikud väljakutsed, on kohanemisvõime kriitilise tähtsusega.
Reaktiivne ja proaktiivne lähenemine: artiklis selgitatakse reaktiivse ja proaktiivse reageerimise erinevust. Tavaline lugeja võib sellest õppida, et alati ei ole võimalik kõike ette planeerida, kuid oskus koheselt ja paindlikult reageerida võib olla sama tähtis kui ettevaatlik plaanimine.

Need põhimõtted aitavad lugejatel parandada oma kriitilise mõtlemise ja probleemilahendamise oskusi ning arendada võimet paremini kohaneda ootamatute muutustega nii töös kui ka isiklikus elus. Artikliga saad tutvuda siin.

Foto: naistöötaja tahvlile kirjutamas (Pexels, 2019).

Kasutatud allikad

¹ Iftikhar, R., Majeed, M. & Drouin, N. (2023). Crisis management process for project-based organizations. International Journal of Managing Projects in Business, 16(8), pp. 100-125. https://doi.org/10.1108/IJMPB-10-2020-0306

Jaga postitust: